Bewust of onbewust deel je persoonsgegevens met ons. In dit stuk kun je lezen hoe wij daarmee omgaan en welke rechten je hebt. Heb je vragen n.a.v. deze verklaring, stel ze dan gerust rechtstreeks aan een van onze bestuursleden, of via het contactformulier.
Ledenadministratie, instaplessen en workshops
Als je lid wordt van de vereniging, vul je op het (papieren) inschrijfformulier de volgende persoonsgegevens in: naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres. Het doel hiervan is: het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst en het mogelijk maken van onderlinge communicatie en nieuwsvoorziening. De formulieren worden bij de secretaris bewaard tot 2 jaar na beëindiging van je lidmaatschap. Daarna worden ze naar het archief overgebracht. Tevens noteren we naam en telefoonnummer van ten minste één contactpersoon teneinde iemand te kunnen bereiken als er iets misgaat tijdens de training. De lijst met namen en telefoonnummers van contactpersonen hangt op een afgesloten, alleen voor leden toegankelijke plaats in de dojo. Zodra je je lidmaatschap beëindigt, worden de gegevens van je contactpersonen van deze lijst verwijderd.
Ledenlijsten met naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden digitaal onder de leden verspreid. Doel: het mogelijk maken van onderlinge communicatie en nieuwsvoorziening. De ledenlijst wordt niet op onze website geplaatst. Je gegevens worden niet meer verspreid zodra je je lidmaatschap hebt opgezegd.
Als je aan een instaples (gratis proefles) deelneemt, noteren we de volgende persoonsgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres en contactpersoon met telefoonnummer in geval van nood. Na de tweede instaples wordt deze informatie vernietigd.
Als er zich niet-dojoleden aanmelden voor een workshop, verzamelen we de volgende persoonsgegevens: naam, dojo en rang, telefoonnummer, e-mailadres en contactpersoon in geval van nood. Deze informatie wordt na de workshop vernietigd.
Website
De website verzamelt geen persoonsgegevens, behalve als iemand het contactformulier invult. Daar is alleen het allernoodzakelijkste verplicht, nl. naam en e-mailadres. Daarnaast wordt het IP-adres door het systeem genoteerd. Die gegevens, plus het eventueel vrijwillig doorgegeven telefoonnummer, komen in principe alleen in de goed beveiligde mailbox van de contactpersoon terecht. Na een half jaar worden ze vernietigd. De website gebruikt maar één cookie: voor het wachtwoord van het beveiligde gedeelte van de site.
Foto’s en sociale media
Wij gaan bewust om met het publiceren van foto’s van personen op onze website en sociale media. We vragen van tevoren je toestemming voor publicatie van je foto op het internet. Als je geen toestemming geeft, worden foto’s waar je op staat bijgeknipt, onherkenbaar gemaakt of niet geplaatst.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder je toestemming verstrekt de vereniging je persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst die de vereniging met jou heeft. Dit betreft alleen de jaarlijkse ledenlijst-opgave aan de NCS, de overkoepelende sportbond.
Inzage, correctie, aanvulling, afscherming en verwijdering van persoonsgegevens
Je hebt het recht de vereniging om inzage in je persoonsgegevens te verzoeken.
Als je de aan ons gegeven toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken hebt ingetrokken, heb je ook het recht op verwijdering van je gegevens (het ‘recht op vergetelheid’).
Daarnaast heb je onder specifieke voorwaarden het recht je gegevens te doen corrigeren, aanvullen of afschermen. Het bestuur van de vereniging beslist over verzoeken in het kader van rectificatie en maakt daarbij een afweging tussen het persoonlijke belang van de aanvrager en de belangen van de vereniging, in het licht van het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn.
Beveiliging persoonsgegevens
De vereniging treft passende maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot je gegevens, dat de toegang tot je persoonsgegevens is afgeschermd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarigen
Als je je wilt inschrijven voor deelname aan een instaples of als lid van de vereniging en je bent jonger dan 16 jaar, dan moet je expliciete toestemming van een ouder of voogd overleggen.
Links naar andere media
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van onze eigen vereniging.
Wijziging privacybeleid
De vereniging kan haar privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Op onze website vind je altijd de recentste versie. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging je direct informeren.
Contactgegevens
Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens of de vereniging wilt verzoeken om inzage, correctie, aanvulling, afscherming of verwijdering van je persoonsgegevens, kun je contact opnemen met de secretaris of via het contactformulier.
Klachten over verwerking van je persoonsgegevens
Wij helpen je graag verder als je een klacht mocht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt je hiervoor wenden tot een van de bestuursleden van de vereniging. Op grond van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heb je bovendien het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerking van je persoonsgegevens.